Feil og mangler i kjøpsbilag kan skape utfordringer for bedrifter. Særlig relevant er tap av fradragsrett for inngående merverdiavgift, men feil og mangler kan også få andre konsekvenser.
Omfattende og detaljerte krav til kjøpsbilag
De fleste foretak kjøper varer og tjenester. Som grunnlag for bokføring av kjøpene, må det finnes bilag som på en korrekt og fullstendig måte underbygger at bokføringen er fullstendig, reell og nøyaktig. Dette gjelder uavhengig av hva kjøpet gjelder - fra varige driftsmidler og immaterielle eiendeler via videresalgsvarer og innsatsfaktorer til andre driftskostnader.
Bokføringsforskriften stiller omfattende og detaljerte krav til kjøpsbilagene. Det stilles blant annet krav til:
Hvilken type dokumentasjon som kan brukes som bilag (salgskvitteringer ved kontantkjøp og inngående fakturaer ved andre kjøp).
Hvem dokumentasjonen skal være utstedt av (selger av varene eller tjenestene).
Hva dokumentasjonen skal inneholde (nummerering, datering, parter, leveranse, vederlag, merverdiavgift mv.).
Kjøper har ansvaret for kjøpsbilagene
Kjøper må ikke gå i den fellen å tenke at den dokumentasjonen som er mottatt fra selger bare må aksepteres. Kjøper har et selvstendig ansvar for sine kjøpsbilag og kan ikke unnskylde manglende, mangelfull eller feilaktig dokumentasjon ved å legge ansvaret på selger.
Bokføringsforskriften stiller følgende krav til kjøper:
Hvis mottatt dokumentasjon er feil eller mangelfull, må kjøper kreve returkvittering og ny salgskvittering ved kontantkjøp, og kreditnota og ny faktura ved andre kjøp.
Hvis det ikke lar seg gjøre å kreve ny dokumentasjon fra selger, kan kjøper dekke opp eventuelle mangler ved å benytte andre dokumenter som vedlegg til kjøpsbilaget. Dette kan for eksempel være avtaler, ordrebekreftelser, pakksedler eller e-poster som inneholder den informasjonen som mangler.
Hvis det ikke lar seg gjøre å kreve ny dokumentasjon fra selger, og det heller ikke finnes andre dokumenter som inneholder den manglende informasjonen, må kjøper selv kunne sannsynliggjøre at kjøpet er en reell utgift for kjøpers virksomhet. Dette innebærer å tilføye egen informasjon og egne forklaringer på kjøpsbilaget.
Tap av fradragsrett for inngående merverdiavgift
En avgiftspliktig kjøper kan ha rett til fradrag for inngående merverdiavgift på kjøp av varer og tjenester. For at inngående merverdiavgift skal være fradragsberettiget, må imidlertid kjøpsbilaget være i samsvar med de omfattende og detaljerte reglene i bokføringsforskriften.
Det er likevel ikke slik at alle feil og mangler i kjøpsbilaget automatisk avskjærer fradragsretten for inngående merverdiavgift. For det første kan tilleggsdokumentasjon i noen tilfeller bidra til å underbygge fradragsretten for inngående merverdiavgift. For det andre skal ikke såkalte «mindre formalfeil» nødvendigvis medføre tap av fradragsretten for inngående merverdiavgift.
Kjøpers egen sannsynliggjøring av at kjøpet er en reell utgift for kjøpers virksomhet, er som hovedregel ikke tilstrekkelig til å oppfylle bilagskravet.
Ikke like strenge dokumentasjonsregler for skattemessig fradrag
Skatteloven har ikke egne dokumentasjonskrav, slik merverdiavgiftsloven har. Dette betyr at så lenge kjøper har bilag som på en korrekt og fullstendig måte underbygger at kostnaden er pådratt for å erverve, vedlikeholde eller sikre skattepliktig inntekt, vil det som hovedregel også være skattemessig fradragsrett for kjøpet.
Skattemessig kan med andre ord kjøpers egen sannsynliggjøring av at kjøpet er en reell utgift for kjøpers virksomhet, være tilstrekkelig.
Problemer ved regnskapsføring, revisjon og bokettersyn
Feil og mangler i kjøpsbilag kan gi utfordringer også på andre områder enn merverdiavgift og skatt:
En ekstern regnskapsfører skal se til at kjøpsbilagene er i samsvar med de krav som stilles. I tillegg må kjøpsbilagene sette regnskapsfører i stand til å bokføre kjøpene riktig, herunder med riktig skatte- og avgiftsmessig behandling. Feil og mangler i kjøpsbilagene kan komplisere og fordyre regnskapsføringen og medføre formell rapportering fra regnskapsfører. I svært omfattende og vesentlige tilfeller, kan feil og mangler i kjøpsbilagene medføre at regnskapsfører må trekke seg.
Vesentlige feil og mangler i kjøpsbilagene kan gjøre det vanskelig for revisor å revidere de bokførte kjøpsutgiftene. Feil og mangler i kjøpsbilagene utgjør også brudd på formelle regler, som i seg selv kan få konsekvenser for revisjonsberetningen og revisors underskrift på næringsoppgaven, i tillegg til å medføre rapportering i nummerert brev til foretakets ledelse.
Ved bokettersyn fra skattekontoret vurderes det om kjøpsbilagene er i samsvar med de krav som stilles. I tillegg til å vurdere eventuelle skatte- og avgiftsmessige konsekvenser av feil og mangler, kan skattekontoret gi bokføringspålegg, eventuelt med varsel om betinget tvangsmulkt, hvis foretaket ikke retter opp i sin dokumentasjonspraksis.
Er du usikker på om du har gode nok kjøpsbilag?
Det stilles omfattende og detaljerte krav til kjøpsbilag. Feil og mangler kan få konsekvenser både for merverdiavgift, skatt, regnskapsføring, revisjon og bokettersyn.
Hvis du trenger bistand med dokumentasjon og bokføring kan du ta kontakt med oss!
Comments